Tydlig kommunikation hjälper anställda förstå visselblåsning

Intern visselblåsning kräver tydlig kommunikation. Genom att förse medarbetarna med så mycket relevant information som möjligt om organisationens visselblåsarprocess ökar också chanserna för att de vågar använda sig av möjligheten att rapportera ett problem.

Om man mottar endast få eller inga visselblåsarrapporter kan man lätt luras att tro att det är enbart positivt – det finns inga större problem inom organisationen. Tyvärr kan situationen också vara den motsatta – en bristande förståelse för processen eller en rädsla för vad som händer sen kan göra att medarbetarna avstår från att skicka in en visselblåsarrapport.

Se därför till att skapa en bra och tydlig visselblåsarpolicy och informera sedan alla medarbetare om

• Hur man gör ett visselblåsarärende
• Hur processen ser ut
• Vilka fördelarna är med intern visselblåsning

På så vis skapar man en större förståelse för varför det är viktigt att rapportera om missförhållanden, inte bara för företagets skull utan för samhället i stort.

Kommunikation om visselblåsning: Tänk på att inkludera följande

Du kan hjälpa och guida medarbetarna genom att:

• Beskriva varför organisationen har ett visselblåsarsystem
• Berätta var man hittar rapportkanalerna
• Poängtera att man kan vara anonym genom hela processen
• Ge konkreta exempel på vad man kan och inte kan rapportera
• Uppge vem som tar emot och hanterar inkomna rapporter
• Informera om dataintegritet och hur uppgifterna är skyddade
• Berätta vad som händer sedan (hur följer man upp rapporten och vad händer när utredningen är klar)

Det är också organisationens skyldighet att informera medarbetarna om att de kan komma att nämnas i rapporter i visselblåsarlösningen. Det kan vara angående påstådda överträdelser, som ett möjligt brottsoffer, som ett vittne eller i någon annan omständighet. Dessutom måste man informera om möjligheten att rapportera om misstänkta oegentligheter externt, till en utsedd myndighet. Hela listan på svenska myndigheter med ansvar för externa visselblåsarfunktioner hittar du här.

Bra sätt att kommunicera

Det är tyvärr alldeles för vanligt att jobbet med att skapa en visselblåsningspolicy slutar med en skrivbordsprodukt. Den viktigaste delen är att se till att alla som har rätt att använda organisationens rapportkanaler känner till visselblåsarpolicyn och dess innehåll. Se till att ni utöver nuvarande anställda även når ut till:  

• Tidigare anställda och personer som ännu inte inlett sitt arbetsförhållande
• Egenföretagare och underentreprenörer
• Volontärer och praktikanter
• Aktieägare samt personer i förvaltnings-, lednings- och tillsynsorgan

Bra sätt att kommunicera kan bland annat vara:

• I organisationens intranät
• Via nyhetsbrev och e-postlistor
• På anslagstavlor och infoskärmar
• Vid möten, företagsevent och utbildningstillfällen
• I informationsvideos eller handböcker

Uppföljning av visselblåsarärenden är viktigt

Om man sällan eller aldrig hör om resultatet eller vilka åtgärder som vidtagits, ligger det nära till hands att tro att en rapport inte kommer att ändra något. Genom att dela med sig av utvald, relevant info angående visselblåsningsärenden ökar förståelsen och förtroendet för systemet.

Ett sätt att informera om visselblåsarärenden och åtgärder man vidtagit med anledning av visselblåsarrapporter är att regelbundet publicera statistik, infografik eller anonymiserade rapporter om visselblåsningsärenden inom organisationen.

Använder ni en extern visselblåsarlösning kan ni oftast enkelt hämta företagsspecifik statistik ur systemet. I visselblåsningspolicyn bör det framkomma var såväl medarbetare som utomstående kan ta del av rapporterna.

Nästan en tredjedel av organisationerna på Ethisphere’s 2020 World’s Most Ethical Companies-listan uppger att de delar information med sina anställda angående antalet visselblåsarfall. Dessutom meddelar man vilken typ av missförhållanden det rör sig om samt generella resultat som en följd av inlämnade rapporter och efterföljande utredningar.

---

Interaktiv Säkerhet har jobbat med visselblåsartjänster i mer än 10 år. Vi erbjuder en komplett visselblåsarlösning och mottagartjänst av ärenden. Vi kan även hjälpa er med en mall för att skapa en bra visselblåsarpolicy, om ni så önskar. Kontakta oss för att få veta mer eller boka en gratis demo!