Att hantera inkomna visselblåsarrapporter är en känslig och viktig fråga och det är lätt att råka begå misstag. Här följer en lista med saker som du kan tänka på eller försöka undvika när du tar emot visselblåsarrapporter.
Se till att:
- Företaget eller organisationen har officiella rapportkanaler (muntliga och skriftliga) som alla medarbetare känner till och vet hur man använder.
- Lösningarna måste vara säkra, anonyma och lättillgängliga!
- Organisationens visselblåsarpolicy är lätt att hitta. Säkerställ också att alla medarbetare är bekanta med policyn och processen för hur man hanterar visselblåsarärenden inom organisationen.
Hantera visselblåsarrapporter – Tänk på att:
- Alltid behandla visselblåsaren respektfullt. För en lojal och uppskattad anställd kan det kännas mycket jobbigt att lämna in en visselblåsarrapport, så visa din uppskattning för att personen valt att göra det rätta.
- Förhåll dig sakligt till visselblåsningsrapporten. Ha inte förutfattade meningar utan försök skilja mellan fakta och åsikter.
- Om visselblåsningen sker muntligt eller vid ett fysiskt möte bör du låta visselblåsaren berätta själv utan att avbryta hen. Du kan självfallet be om förtydliganden om det behövs men fokusera på att lyssna utan att döma och för tillräckliga anteckningar.
- Allt är inte visselblåsning. Försök bedöma om problemet är av sådan karaktär att det passar i visselblåsningskanalen eller om det är ett personligt klagomål. Det senare kan hanteras till exempel av företagets HR-avdelning.
- Om rapporten är grund för en vidare utredning bör du tilldela rapporten till rätt person eller avdelning, samt avsätta resurser och expertis för detta.
- Påminn den ansvarige personen om att hen förväntas ge feedback på utredningen inom 3 månader till visselblåsaren. Gå igenom vilken typ av feedback som är möjlig.
- Om utredningen inte visar något stöd för visselblåsarens rapport är det en god idé att ändå dela resultatet med personen som rapporterat, för att hen lättare ska acceptera utfallet.
- Om problemet egentligen inte handlar om visselblåsning bör du ändå hantera situationen på ett respektfullt sätt. Döm inte personen även om rapporten visar sig vara ogrundad – det fanns kanske en god anledning till oro. Visselblåsning har trots allt visat sig kunna rädda liv, så du bör aldrig avskräcka någon från att våga rapportera i framtiden.
Berätta för visselblåsaren att:
- Hens identitet ska och kommer att hållas hemlig, men att det ändå kan finnas situationer där man enligt lag är skyldig att uppge identiteten.
- Man har alltid rätt att söka oberoende juridisk rådgivning, till exempel från företagets interna experter eller till exempel via facket, om man är medlem där.
- Visselblåsaren har rätt att få reda på resultatet av utredningen. Enligt visselblåsarlagen ska man ge feedback inom 3 månader från mottagande av rapporten. Påminn dock om att det inte alltid är möjligt att dela all information, och att det kan finnas goda anledningar till detta (till exempel om rapporten innehåller känsliga uppgifter eller andra personers uppgifter).
- Om visselblåsaren i strid med lagen blir utsatt för någon som helst typ av repressalier inom organisationen ska du be denne att genast rapportera om detta.
Hantera visselblåsarrapporter – Undvik:
- Straffa inte medarbetare som valt att lämna in en visselblåsarrapport! Huvudsyftet med EU:s visselblåsningsdirektiv är att erbjuda ett bättre skydd för visselblåsare mot repressalier från arbetsgivaren. Den svenska visselblåsarlagen innehåller möjligheter till skadestånd för arbetsgivare som bryter mot detta.
- Försök inte dölja eller ignorera bevis på oegentligheter, oacceptabelt beteende eller andra problem som framkommer i visselblåsarrapporter. Enligt lagen får man inte ignorera en visselblåsare och ett sådant beteende får även uppenbara negativa konsekvenser för företagets rykte.
- Även om du känner att rapporten saknar grund ska du inte reagera negativt på en oro för hälsa och säkerhet. Det är viktigt att medarbetarna kan lita på att man tar allas hälsa och säkerhet på största allvar.
Är ni verksamma i Sverige, med minst 50 anställda? Då behöver ni implementera ett visselblåsarsystem. Överväger ni en extern visselblåsarlösning och skulle vilja ha mera information? Ta kontakt med Interaktiv Säkerhet eller boka en gratis demo, vi hjälper er gärna!
